ปัญหาหลักของทุกคลินิกทันตกรรมในการบริหารจัดการคลินิก คือเรื่องบุคลากร

• ทำอย่างไร ให้บุคลากรสามารถทำงานตามที่องค์กร หรือ คลินิกคาดหวัง ?
• ทำอย่างไรให้เขาสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ?
• จะพัฒนาลูกน้องอย่างไร ?

ก่อนที่จะมองถึงปัญหา อยากให้มองในภาพของ “ตัวเอง” ในการจัดการของคลินิกก่อนนะครับ ว่า …

1. คลินิก มีระบบการสอนงานลูกน้อง ที่มีประสิทธิภาพแค่ไหน ?
2. ในคลินิก มี “ครู”  หรือ “ต้นแบบ” สำหรับพนักงานใหม่ ให้เขาได้เรียนรู้หรือก๊อปปี้ไหม ?
3. คลินิกได้วางแผน หรือ มีโปรแกรมการ “ปั้น” หรือ “สอนงาน” หรือไม่ ?

ถ้าเราไม่มีสามสิ่งนี้ บางทีเราก็ไม่สามารถไปตำหนิลูกน้องได้ถ้าเขาทำงานไม่เป็น หรือไม่สมบูรณ์ โดยเฉพาะคนที่ไม่มีประสบการณ์มาก่อน แต่ถ้าเรามีระบบแล้วและเขายังทำไม่ได้ตามที่องค์การคาดหวัง นั่นย่อมเป็นอีกเรื่อง

สมมุติ เรารับพนักงานผู้ช่ายทันตแพทย์มาใหม่ เขาจะเรียนรู้การทำงาน กฎระเบียบ และเนื้องานที่เขาต้องรับผิดชอบได้จากใคร ?และอย่างไร ? โดยเฉพาะช่วงที่เขาเริ่มต้นฝึกและเรียนรู้งานคลินิกมีแนวทางใด ที่จะใช้เป็น Guide ให้เขาในการพัฒนาตนเองหรือไม่ ?

ผมขอแนะนำ Skill Sheet ครับ ดาวโหลดมาดูได้นะครับ  —->  http://dentalbusinessblog.com/wp-content/uploads/2016/08/skill-sheet-ตย-1.pdf

นี่คือหน้าตาของ skill sheet 

Skill Sheet มีประโยชน์ดังนี้

1. พนักงานจะได้รับไปตั้งแต่วันแรกๆที่ทำงาน “เพื่อว่าจะได้ทราบว่าตนมีภาระและหน้าที่อะไรบ้าง” จะได้ไม่มีอาการ “ไม่รู้งาน”
2. พนักงานจะค่อยๆฝึกการทำงานตาม skill sheet เช่น วันนี้ฝึกข้อ 1-5 พรุ่งนี้ อีก 5 ข้อ ไปเรื่อยๆ ค่อยๆเก็บความรู้ไปทีละก้าว
3. สามารถเอาไปใช้กับพนักงานที่มีอยู่แล้ว เพื่อประเมินว่าเขารู้ไม่รู้อะไร และทำงานสมบูรณ์เพียงใด
4. เมื่อครบกำหนดเวลา ( 2-4 สัปดาห์) เราจะมีการ “สอบ” โดยประเมินเป็น 4 ระดับ ได้แก่A = ปฎิบัติได้สมบูรณ์ และสม่ำเสมอB =  ปฎิบัติได้สมบูรณ์ แต่ไม่สม่ำเสมอC = ปฎิบัติยังไม่สมบูรณ์X = ปฎิบัติได้สมบูรณ์ แต่ไม่ทำทั้ง 4 ข้อ สามารถประเมินตัวพนักงานได้อย่างดี อีกทั้งสามารถรู้ลึกไปถึงปัญหาและการแก้ไขด้วย ดังนี้

A = ปฎิบัติได้สมบูรณ์ และสม่ำเสมอ

แปลได้ว่า พนักงานคนนี้ทำงานได้สมบูรณ์ ทั้งความรู้ ฝีมือและความรับผิดชอบ ถือว่าโอเคมากๆ

B =   ปฎิบัติได้สมบูรณ์ แต่ไม่สม่ำเสมอ

แปลได้ว่า ทำงานเป็นและมีความรู้ แต่ความรับผิดชอบอาจจะยังตกบกพร่อง ต้องย้ำการทำงานให้ได้มาตรฐานกว่านี้ และอีกมุมหนึ่งเราต้องดูในแง่ลึกถึงตัวระบบของคลินิกเองด้วยว่าการที่เขาทำได้ไม่สม่ำเสมอนั้นเป็นเพราะอะไร เช่น งานหนักเกินไปเพราะพนักงานน้อย เป็นต้น

C = ปฎิบัติยังไม่สมบูรณ์

ทางองค์กรต้องพิจารณาว่าได้ทำหน้าที่สอนงานเขาแล้วหรือยัง ? ถ้าสอนแล้วเขารู้เรื่องไหม ? คนสอนสอนไม่ดี หรือคนเรียนเขาไม่ get ไม่เข้าใจเอง การสอนประเภทพูดปากเปล่ากับที่ผู้สอนทำสไลด์สอนนั่งเรียนในห้องพร้อมมีเอกสารเรียนควบคู่ย่อมแตกต่างกัน เพราะฉะนั้นการที่พนักงานทำงานไม่สมบูรณ์อาจจะผิดที่องค์กรหรือคนสอนก็เป็นได้

X = ปฎิบัติได้สมบูรณ์ แต่ไม่ทำ

การทำได้แต่ไม่ทำ คือเพิกเฉยต่องาน องค์กรอาจจไม่เคยชี้แจงว่างานนั้นๆเป็นความรับผิดชอบของเขา หรือเป็นที่ตัวเขาเองที่ละทิ้งงานซึ่งเป็นเรื่องของบุคลิกและนิสัย หรือมีความขัดแย้งระหว่างพนักงานทำให้การทำงานนั้นไม่สมบูรณ์

Skill Sheet นี่จะเป็นส่วนที่ละเอียดและแยกย่อยใน Job description แต่ละคลินิกทันตกรรมสามารถร่างขึ้นเองตามที่คิดว่าเหมาะสม จะปรับเปลี่ยนเป็นแบบไหนก็ได้แล้วแต่เลย ตัวอย่างที่ให้โหลดนี้เป็นเพียงแนวทางคร่าวๆครับ